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No se aceptan registros que involucren animales en cautiverio, retenidos temporalmente o domesticados. Solo se permiten ejemplares en libertad, salvo excepciones de alto valor científico debidamente justificadas.

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Para usuarios individuales, el nombre de usuario debe ser el nombre y apellido real de la persona (mínimamente primer nombre y apellido completo). Se prohíbe el uso de seudónimos. Para usuarios institucionales, el nombre de usuario debe reflejar el nombre completo de la institución, y deben detallarse sus miembros (con nombres completos), incluyendo actualizaciones con fecha en caso de cambios.
Formato recomendado: FECHA: Nombre Apellido, Nombre Apellido, ...
No se permiten grupos definidos únicamente por ubicación geográfica. Se aceptan usuarios que representen instituciones, organismos, COAs, clubes de observación, empresas o guías dedicadas al estudio de la naturaleza.

No se permiten imágenes o videos que incluyan personas o partes de ellas, salvo casos excepcionales donde la biología de la especie lo requiera (por ejemplo: parásitos o alimentación, como un mosquito sobre la piel) o cuando un ejemplar pose voluntariamente sobre una parte del cuerpo (como una mariposa en el brazo). En todos los casos, no deben mostrarse rostros ni personas completas.

Los registros sin documentación asociada que refieran a especies fuera de su distribución conocida, o difíciles de identificar sin detalles de cómo se realizó la identificación, podrán ser excluidos de las fichas y reportes del sistema, o eliminados directamente por los administradores.

EcoRegistros no se responsabiliza por las interacciones de los autores con nidadas, cuevas, crías o pichones. Se recomienda evitar aproximaciones que puedan alterar el comportamiento natural de los animales.

Las fotografías, filmaciones o grabaciones de audio de ejemplares heridos o muertos deberán realizarse exclusivamente in situ y sin manipulación del animal. La consideración de un ejemplar como “herido” o “sin vida” aplica a animales muertos (incluyendo restos óseos), pero no a mudas de invertebrados, plumas sueltas o estructuras calcáreas de gasterópodos.

EcoRegistros se reserva el derecho de modificar los nombres de los lugares ingresados por los usuarios y ajustar la ubicación de los registros según corresponda. Aunque los usuarios pueden sugerir nuevos lugares, la base de datos es administrada por EcoRegistros. En caso de detectar duplicados escritos de forma distinta, se unificarán sin previo aviso. Los nombres de los lugares deben seguir las convenciones del sistema.

Cada fotografía debe mostrar al ejemplar con una presencia claramente visible y considerablemente grande dentro del fotograma. No se permiten imágenes donde el ejemplar se encuentre muy pequeño o difícil de distinguir, especialmente aquellas tomadas con teléfonos celulares en las que el sujeto aparece de manera marginal. Además, las fotografías deben permitir visualizar los caracteres necesarios para una correcta identificación del ejemplar. Todas las imágenes que no cumplan con estas condiciones podrán ser eliminadas sin previo aviso.